Przedstawicielstwo powstaje na dwa sposoby. Z mocy prawa i na podstawie jednostronnego oświadczenia woli reprezentowanego.

Przedstawicielstwo powstałe z mocy prawa, określane jest przedstawicielstwem ustawowym. Można się z nim spotkać na gruncie prawa rodzinnego, kiedy to rodzice nabywają prawo do reprezentacji dziecka małoletniego i działania w jego imieniu z samego faktu bycia rodzicami (art. 98 krio).

Innym rodzajem uzyskania prawa do reprezentacji z mocy samego prawa, a nie czynności prawnej reprezentowanego jest domniemanie, które dotyczy osób działających w publicznym lokalu przedsiębiorcy, przeznaczonym do obsługi publicznej. Czyli przeważnie pracownicy pracujący w lokalu służącym do obsługi publicznej. Na przykład pracownicy pracujący w sklepie. Przysługuje im z racji samego zatrudnienia prawo do reprezentacji przedsiębiorcy przy zawieraniu umów sprzedaży, przyjmowania zgłoszeń reklamacyjnych, a także odstępowanie od zawartych umów sprzedaży (zwrot towaru), upoważnienie do wystawiania faktur itp. Przedsiębiorca nie musi im w tym celu wydawać dodatkowych pełnomocnictw (art. 97 kc). Oczywiście zakres pełnomocnictwa wynika z profilu prowadzonej działalności, zakresu obowiązków pracowniczych i szczegółowych ustaleń pomiędzy pracownikami a pracodawcą. Na podstawie tego domniemania pracownik nie jest jednak już uprawniony do podejmowania decyzji o sprzedaży przedsiębiorstwa, negocjacji handlowych, itp., ponieważ przekracza to zakres czynności, które zwykle dokonuje, chyba, że przedsiębiorca i pracownik umówili się inaczej.

Przedstawicielstwo ustanowione na drodze jednostronnego oświadczenia mocodawcy zwane jest pełnomocnictwem, podobnie jak pełnomocnictwem nazywany jest dokument potwierdzający fakt ustanowienia pełnomocnika.

Uprawnienie do reprezentowania mocodawcy powstaje na skutek oświadczenia woli, a nie przepisu prawa. Przepisy prawa określają jedynie stronę „techniczną" funkcjonowania pełnomocnictwa. Poza nielicznymi wyjątkami, nikt nie jest zmuszany do ustanawiania dla siebie pełnomocnika. Jednak zdarzają się sytuacje, w których jest to wskazane lub wręcz niezbędne. Wówczas instytucja pełnomocnictwa znajduje zastosowanie. Na przykład konieczność bycia jednocześnie w dwóch lub więcej miejscach. Poza niektórymi świętymi nikt tego nie jest w stanie zrealizować. Gdyby nie możliwość ustanowienia pełnomocnictwa wówczas taka osoba musiałaby dokonać wyboru jednego miejsca, w którym będzie i zrezygnować z uczestnictwa w innych lub ubiegać się o zmianę terminów. Ustanowienie pełnomocnictwa rozwiązuje ten problem. Innym przykładem może być niechęć od osobistego spotkania się z osobą, z którą spotkanie jest konieczne do nawiązania jakiegoś stosunku prawnego lub brak wiedzy specjalistycznej. Przykładów można mnożyć. Dlatego umiejętne korzystanie z instytucji pełnomocnictwa jest bardzo korzystne i wskazane.

Pełnomocnictwo łączy się z zaufaniem, jakim mocodawca darzy pełnomocnika. Dlatego ustawa nie wymaga od pełnomocnika pełnej zdolności prawnej. Wystarczająca jest ograniczona zdolność do czynności prawnych (art. 100 kc). Skutkiem tego osoba, która nie posiada pełnej zdolności prawnej, np. małoletni po ukończeniu 13 roku życia (art. 15 kc) nie może działać we własnym imieniu, lecz może działać w imieniu mocodawcy. Czynność prawna dokonana przez małoletniego we własnym imieniu może mieć wadę lub być nieważna albo wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną do jego reprezentowania, natomiast dokonana przez małoletniego, jako pełnomocnika jest ważna, ponieważ jest dokonana na podstawie udzielonego pełnomocnictwa w imieniu i na rzecz mocodawcy, czyli prawie tak, jak gdyby dokonał tego sam mocodawca. Małoletni nie może dla siebie kupić alkoholu, ale jako pełnomocnik może dokonać jego zakupu dla mocodawcy, o ile przedstawi odpowiednie pełnomocnictwo i przekona sprzedawcę (Pomijam tu odpowiedzialność karną i etyczną).

Kolejną kwestią związaną z pełnomocnictwami jest zakres przedmiotowy pełnomocnictwa, czyli to wszystko, czego pełnomocnictwo dotyczy. Nie ma możliwości ustanowienia pełnomocnictwa do wszystkiego. Można ustanowić pełnomocnictwo ogólne lub rodzajowe, szczególne, albo jedno i drugie.

Rozróżnienie pomiędzy oboma rodzajami pełnomocnictw może czasami nastręczać kłopotów z uwagi na nieostre pojęcie „czynności zwykłego zarządu".

Jeśli mocodawca posiada samochód, który stanowi w jego majątku znaczną wartość, wówczas do jego sprzedaży musi ustanowić pełnomocnictwo rodzajowe, do sprzedaży tego konkretnego samochodu. Jednak, jeśli mocodawca posiada wiele samochodów i przedmiot jego działalności polega na sprzedaży i zakupie samochodów, wówczas czynność zwykłego zarządu mieści się w zakresie pełnomocnictwa ogólnego.

Z przytoczonego przykładu wynika, że ocena, co znaczy zakres zwykłego zarządu każdorazowo musi być analizowana dla konkretnego pełnomocnictwa i konkretnej sytuacji.

Pełnomocnictwo jest udzielane do przyjmowania oświadczeń woli (bierne), do składania oświadczeń woli (czynne) albo jednocześnie do składania i przyjmowania oświadczeń woli.

Pełnomocnictwo, które przekracza zakres zwykłego zarządu w swojej treści musi określać, do czego, do jakiej czynności zostało ustanowione. Niemniej czasami zachodzi konieczność ustanowienia pełnomocnictwa w formie szczególnej. Dla przykładu: Do zawarcia umowy zbycia lub nabycia nieruchomości niezbędne jest udzielenie pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego z uwagi na wymóg, że dla umowy przenoszącej własność nieruchomości konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego. Obowiązującą jest zasada udzielania pełnomocnictwa w takiej formie, w jakie będzie dokonywania czynność prawna (art. 99 kc).

Ustawodawca stawia wymóg udzielania pełnomocnictwa ogólnego w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. Powoduje to konieczność sporządzenia pełnomocnictwa na kartce z odręcznym podpisem mocodawcy i w żadnej inny sposób. Udzielenie pełnomocnictwa ogólnego w innej formie powoduje jego nieważność (rygor nieważności art. 99§2 kc).

Należy w tym miejscu dokonać rozróżnienia pomiędzy pełnomocnictwem jako oświadczeniem woli a pełnomocnictwem jako dokumentem potwierdzającym udzielenie pełnomocnictwa.

Mocodawcą może być jedna osoba, ale nie stoi nic na przeszkodzie by było to kilka osób. Małżonkowie, wspólnicy spółki cywilnej, konkubenci itp. W przypadku, jeśli jeden z mocodawców odwołuje udzielone pełnomocnictwo, pełnomocnik może działać dalej, jednak z tym zastrzeżeniem, że jest umocowany do działania w imieniu i na rzecz pozostałych mocodawców, którzy nie wycofali pełnomocnictwa.

Mocodawca może ustanowić więcej niż jednego pełnomocnika. Nie ma żadnych ograniczeń w ilości ustanowionych pełnomocników. Może jednak zaistnieć potrzeba takiego ustanowienia pełnomocnictwa, na mocy, którego kilka osób będzie zobowiązanych działać razem, jako jeden pełnomocnik (pełnomocnictwo łączone). Jest to o tyle bezpieczne, że kilka głów to nie jedna. Trudniej jest takiemu zbiorowemu pełnomocnikowi popełnić błąd lub przekroczyć granice umocowania.

Pełnomocnictwo może zawierać uprawnienie dla pełnomocnika, które pozwala mu na ustanawianie dalszych pełnomocników dla mocodawcy. Oczywiście takie uprawnienie może zostać wyłączone w treści udzielonego pełnomocnictwa. Jednak zasadą jest, że jeśli z treści pełnomocnictwa nie wynika, że pełnomocnik może ustanawiać dalszych pełnomocników, wówczas takiego uprawnienia jest pozbawiony. Domyślnie pełnomocnik nie może ustanawiać dalszych pełnomocników (art. 106 kc).

Udzielone pełnomocnictwo trwa tak długo jak długo jest potrzebne. Może zostać ograniczone ramami czasowymi lub wygasać z chwilą dokonania czynności prawnej, dla której zostało ustanowione. Jednak mocodawca jest gospodarzem woli i w każdej chwili może cofnąć udzielone pełnomocnictwo. Jednak mocodawca w treści udzielonego pełnomocnictwa może zrzec się uprawnienia do odwołania pełnomocnictwa z uwagi na treść stosunku prawnego (art. 101§ kc). Na przykład pełnomocnictwo udzielone w ramach umowy zlecenia. Nie ma możliwości odwołania pełnomocnictwa bez rozwiązania umowy. Zawsze jednak pełnomocnictwo wygasa w chwili śmierci mocodawcy lub pełnomocnika (otwarcie spadku). Jednak i w tym przypadku obowiązuje zasada, że pełnomocnictwo nie wygasa, jeśli wymaga tego stosunek prawny, dla którego zostało ustanowione (art. 101§2 kc).

Wygaśnięcie umocowania powoduje po stronie pełnomocnika obowiązek zwrotu mocodawcy dokumentu pełnomocnictwa, zaś po stronie mocodawcy prawo do żądania zwrotu dokumentu pełnomocnictwa (art. 102 kc). Doświadczenie życia codziennego uczy, że taki dokument powinien zostać zwrócony wystawcy w celu uniemożliwienia posługiwania się nim w sposób sprzeczny z wolą mocodawcy. Ma to jeszcze taki sens, że czynność prawna dokonana przez pełnomocnika po wygaśnięciu umocowania, jeżeli została dokonana w zakresie pierwotnego umocowania, jest dla mocodawcy wiążąca (art. 105 kc). Mocodawca, co prawda może się bronić, że druga strona wiedziała o wygaśnięciu umocowania lub mogła się z łatwością się dowiedzieć. Jednak jest to żmudny i długotrwały proces.

Może zaistnieć taka sytuacja, że pełnomocnik „zapędzi" się w swoich działaniach i przekroczy granice lub czas umocowania. Wówczas możliwe są dwie sytuacje:

Jeżeli działania pełnomocnika znajdą uznanie w oczach mocodawcy, może on dokonać konwalidacji czynności pełnomocnika poprzez ich potwierdzenie. Może się też zdarzyć, że druga strona stosunku prawnego zorientowawszy się w przekroczeniu umocowania przez pełnomocnika, może wyznaczyć mocodawcy stosowny termin do dokonania konwalidacji, czyli potwierdzenia czynności prawnej.

Z chwilą konwalidacji czynność prawna jest wiążąca dla stron. Została naprawiona poprzez złożenie oświadczenia woli mocodawcy.

Jeżeli jednak mocodawca nie dokona konwalidacji czynności prawnej, wówczas staje się ona nieważna i pociąga po stronie rzekomego pełnomocnika obowiązek zwrotu wszystkiego, co otrzymał w związku z dokonaną czynnością prawną, oraz odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła poprzez to, że liczyła na zawarcie umowy. Ponadto rzekomy pełnomocnik może narazić się na odpowiedzialność karną.

Pełnomocnik nie może sam ze sobą dokonywać czynności prawnej. Tym samym nie może być na przykład pełnomocnikiem sprzedającego i jednocześnie kupującym. Tak samo nie może jednocześnie być pełnomocnikiem sprzedającego i kupującego.

Kowalski udziela pełnomocnictwa rodzajowego Zalewskiemu do sprzedaży swojego samochodu. Nabywcą jest Zalewski. Po jednej i drugiej stronie umowy jest Zalewski jednak raz jako pełnomocnik Kowalskiego a drugi raz jako nabywca. Jest to czynność z naruszeniem prawa (art. 108 kc).

Odmienną formą pełnomocnictwem jest prokura. Prokura to pełnomocnictwo szczególnego rodzaju, do działania w imieniu przedsiębiorcy, w sprawach związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Ograniczeniem jest to, że prokury może udzielić jedynie taki przedsiębiorca, który podlega wpisowi do KRS. Do KRS-u również dokonuje się wpisu o udzieleniu prokury.

Pełnompcnictwo podobnie jak prokura podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł.  (Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej)

Przedstawicielstwo: Dział IV Kodeksu cywilnego

Pełnomocnictwo: art. 95 - 109 kc

Prokura: art. 109¹ - 109⁹ kc

Wykaz skrótów: 

kc - Kodeks cywilny

krio - Kodeks rodzinny i opiekuńczy

KRS - Krajowy Rejestr Sądowy 

Przykłady i wzory pełnomocnictw i pism związanych z przedstawicielstwem.